5 prostych sposobów na efektywną organizację czasu

Żyjąc intensywnie, staramy się wykorzystywać czas do granic możliwości. Właśnie dlatego bardzo ważne jest efektywne korzystanie z narzędzi, które zostały stworzone, by ułatwiać nasze życie, umożliwiając łatwe planowanie zadań i organizację.

Każdego dnia jesteśmy bombardowani masą informacji. Stało się to dla nas już niemal naturalne. Zachłyśnięci elektroniką, chętnie korzystamy z coraz to nowszych aplikacji, które umożliwiają łatwe planowanie zadań, jednocześnie często nas przy tym rozpraszając. Przedstawiamy 5 prostych sposobów, które zapewnią efektywną organizację czasu:

1. Dokładnie określ zakres obowiązków

To zdecydowanie złota zasada zarządzania czasem.

Wystarczy każdego dnia, ustalić listę rzeczy do zrobienia, które dzięki zapisaniu nie wypadną nam z głowy, a przy tym szybciej zostaną zapamiętane. Po ich wykonaniu będziemy mieć pewność, że wszystkie ważne sprawy zostały odhaczone, a pozostały czas wolny zostanie wyłącznie dla przyjemności i odpoczynku.

2. Najważniejszymi rzeczami zajmij się na początku

Sprawa określenia priorytetów jest także jedną z czołowych rzeczy, które trzeba ustalić aby, jak najefektywniej wykorzystać swój czas w ciągu dnia.

Niestety nie zawsze wystarcza go na wypełnienie każdego z obowiązków dlatego ze wszystkich, które znalazły się na liście, należy wybrać dwa bądź trzy najważniejsze, stające się filarami i wykonać je pierwszorzędnie. Dopiero wokół nich można budować plan rzeczy mniej istotnych, których niewykonanie nie wiąże się z problemami.

3. Nie bój się powiedzieć NIE sprawom mniej istotnym

Zdecydowanie nie można pozwolić na rozpraszanie się szczególikami, które bardzo często pojawiają się niespodziewanie przy odhaczaniu ważniejszych spraw. Pomimo tego, że lista rzeczy do zrobienia potrafi być naprawdę długa, trzeba pamiętać o tym, że nie wszystko na co dzień idzie po naszej myśli i nie zawsze uda się zrobić dosłownie wszystko.

Czasem warto powiedzieć czemuś NIE na rzecz spraw, które mogą przynieść więcej korzyści.

4. Określ deadline zadań, których się podejmujesz

Ilekroć razy zdarza się znaleźć sobie jakiekolwiek zajęcie byle tylko uciec od obowiązków, które suma summarum dręczą myśli i wywołują niepotrzebny stres. Aby tego uniknąć, wystarczy dokładnie określić deadline dla najważniejszych zadań.

W przypadku czynności mało istotnych, nie należy odkładać ich na później.

Wiele drobiazgów odkładanych w czasie w końcu nas przygniecie i w efekcie stracimy masę cennego czasu na ich wykonanie. Warto zajmować się nimi od razu bądź przy okazji – ma to odniesie zarówno do czynności domowych, jak i zawodowych. Dzięki temu mózg będzie miał świadomość ukończenia zadania co da dużą satysfakcję i nijako zwolni część myśli.

5. Zapisuj wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane

Zapisywanie rzeczy na papierze sprawia, że na dłużej pozostają one w pamięci, a także mózg szybciej je zapamiętuje.

Potwierdzają to badania z użyciem rezonansu magnetycznego przeprowadzone przez prof. Virginię Berninger z University of Washington, które wykazały, że podczas ręcznego pisania zwiększa się aktywność kory czołowej mózgu. Obszar ten odpowiada m.in. za procesy zapamiętywania i przyswajania nowych informacji.

Oznacza to, że odręczne zapiski w kalendarzu, np. dotyczące godziny czy miejsca spotkania, będą łatwiej i skuteczniej zapamiętane niż te, które wprowadzimy do urządzenia elektronicznego. Ma to na uwadze drukarnia internetowa Chroma.pl, która w swojej ofercie proponuje klientom wiele rodzajów kalendarzy, na których będą mogli sporządzać zapiski:

Kalendarz jednodzielny, czyli kalendarz z jednym skrzydełkiem, na którym można wygodnie zapisywać wszystkie rzeczy do wypełnienia w danych dniach;

Kalendarz trójdzielny, który dzięki trzem skrzydełkom nie tylko daje możliwość umieszczania notatek na trzy miesiące do przodu, ale też wygodne rzucanie na nie okiem;

Kalendarz listwowany poza praktycznym charakterem pełni też funkcję dekoratorską – można powiesić go jak obraz, a przy tym mieć na oku wszystkie ważne do wypełnienia obowiązki;

Kalendarz spiralowany daje możliwość wygodnego przewracania stron, dzięki czemu można z łatwością powrócić lub przeskoczyć do zaplanowanych w odległych terminach wydarzeń;

Biuwar umieszczony na biurku jest najpraktyczniejszą opcją do sporządzania notatek. Pełni on funkcje podkładki, która jest na miejscu zawsze gdy trzeba coś zapisać np. podczas prowadzenia rozmowy telefonicznej.

Chroma.pl łączy w sobie kompetencje drukarni z wygodą internetu, wynagradzając swoich klientów oszczędnością czasu oraz profesjonalnie przygotowanym do wydruku projektem.

Na stronie można też pobrać gotowe szablony kalendariów – listkowych, spiralowych i listwowanych, przygotowanych specjalnie przez zespół Chroma.pl. Są one dostępne w różnych opcjach kolorystycznych oraz formatach. Wystarczy tylko dodać do nich ulubioną grafikę lub zdjęcie i gotowe!

Tekst: Paula Kierzek, F5